情報システムの目的

多くの企業が情報システムを導入していますが、その目的やメリットはご存じでしょうか。

このページではシステム開発の発注をご検討されている方に向けて、情報システムの目的とシステム化するメリットに関して解説いたします。

情報システムの目的とは

情報システムを導入する目的は、時代の要請や情報技術の進化によって下記のように変化し続けてきました。

1. 業務効率の改善
2. 全体最適化
3. 経営判断レベルの活用

当初の情報システムの目的は、給与計算などの事務処理や生産工程の合理化など、直接的な業務効率の改善でした。情報システムが一般的になり、情報技術が進化したことで、企業全体の業務を合理化する全体最適化が目的になりました。また、蓄積データを基に高度な分析を行うようになり、経営判断レベルに活用することを目的とする例も増えました。

企業を合理化する「中の仕組み」から、企業を戦略化する「外への仕掛け」へと進化してきています。

情報システムは、社員の業務効率化だけではなく、お客さまの会社が市場で戦うために必要不可欠な武器といえます。

システム化のメリット

ここでのシステム化は情報システムによるものを指します。情報システムを導入することで生じるメリットを次の2つの観点から解説します。

• 企業の合理化「中の仕組み」
• 企業の戦略化「外の仕掛け」

企業の合理化「中の仕組み」

ここでの「合理化」とは組織の利潤を高めるために労働作業の効率化を行うことを指します。

システム化によって企業を合理化するメリットは、下記の通りです。

• 作業効率が向上
• データの蓄積が容易

作業効率

作業効率は情報システム導入の基礎的なメリットと言えます。

業務のシステム化を進めることで作業効率を上げることができ、下記のようなメリットがあります。

• 整理・標準化され作業が簡単になる。
• 人為的なミスが減り正確になる。
• 手作業よりも業務スピードが上がる。

データの蓄積

作業の内容がデータ化されることで下記のようなメリットがあります。

• 紙媒体を保管する場所や労力が不要になる。
• 過去データの蓄積や検索が容易になる。
• 情報共有がリアルタイムでできる。

企業の戦略化「外への仕掛け」

ここで指す「戦略」とは組織が向かう目標に向けての長期的な策のことを指します。

システム化によって企業を戦略化するメリットは、下記の通りです。

• データの分析が容易

データの分析

紙媒体や手作業で行っていたデータ分析をシステム化することで下記のようなことが可能となります。

• 過去データとの比較が容易になる。
• 過去データを活用した分析、予測ができる。

また、指標や分析方法を変更した場合も容易な再分析が可能です。

システムを導入する目的の検討

情報システムそのものの目的や導入、システム化するメリットに関して解説いたしました。

ですが、最初に述べた通り、情報システムは導入しただけでは終わりではなくどのように活用するかが重要になります。

そのためには、システム開発を行う際は、どのような目的で自社にシステムを導入するかは明確にする必要があります。なぜそのシステムを導入するかに関してはよく検討することが重要です。

システムの目的を明確にすることはシステム開発の最初のフェーズの「要件定義」でも重視される観点となります。

プロジェクトの成功に直結する重要なフェーズとなりますので、そのシステムによってどのような課題解決を行いたいかは自社で明確にしておきましょう。

失敗を防ぐシステム開発の目的の明確化

残念ながら、システム開発の多くは失敗を招くことも多いです。

ですが、システムを導入する目的を明確にすることでシステム開発の失敗を防ぐことができます。

以下の2つの観点を中心に紹介します。

• 目的と目標の違いを理解
• 範囲の明確化

目的と目標の違いを理解

「目的」は最終的に実現したい事項で抽象的かつ単独のもの、「目標」は目的を達成できるように立てる指標で具体性があり複数あるものになります。

目的が最も大きな土台となり、目標はそれに向かうまでの地点としてとらえるべきで、目標が目的化しないよう注意する必要があります。

例えば、システム開発の目標として納期が決められて場合もあります。

納期を優先することで目的がおざなりになってしまい、システムが合わないものになってしまったり、実装したい機能を実現することばかりに気を取られ、目的に適した機能を見失うこともあるでしょう。

「手段の目的化」が進まないようにすることが重要となります。

範囲の明確化

目的の定義後には現行業務や実現したい事項のどの範囲をシステムにするか、範囲を明確にすることも重要になります。

IT分野ではシステムにおいての影響範囲のことを「スコープ」と言います。

システム化の目的・メリットについて

情報システムの目的、システム化のメリットに関して解説いたしました。

• 情報システムを導入する目的は、「業務効率の改善」「全体最適化」「経営判断レベルの活用」の順に変化し続けている。
• システム化のメリットとして「作業効率の向上」「データ蓄積が容易」「データの分析が容易」がある。
• システム開発の目的を明確化することでシステム開発の失敗を防ぐことができる。