「日頃行っている日報管理をもっと効率的に行いたい」「用紙の購入費を削減したい」等、日報管理でのお悩み事はありませんか。
日報管理をシステム化することでその悩みが解消されるかもしれません。システム化によってデータの管理や蓄積が容易になり、用紙が必要なくなるため、ペーパーレス化が図れます。
日報管理システムの導入を検討されている方に向けて、日報管理システムの一般的な機能やシステム化するメリットをご紹介いたします。
日報管理システムとは
「日報」とは日ごとの業務に関しての報告書類のことです。
もしくは「日報」ではなく週ごとの報告を行う「週報」の提出を義務付けている企業もあります。
それらの報告書の提出、管理をシステム化したものが「日報管理システム（週報管理システム）」になります。
システム化のメリット
日報管理をシステム化することで生じるメリットを説明いたします。
紙からの解放
これまでの「日報」「週報」の提出、管理を紙で行っていた場合、作業をシステムに落とし込むことでペーパーレス化を実現することができます。
「ペーパーレス」とは
「ペーパーレス」とは紙での書類管理を無くし、電子化を行い、データ管理をすることです。
テレワークを導入する企業も増えた昨今ではより直接のやりとりの必要な紙での書類管理よりも、ペーパーレス化し、電子上でのやり取りを行うことで、効率的にデータ管理を行うことができます。
2005年に施行されたe-文書法や1998年に施行された電子帳簿保存法等によっての政府によるペーパーレス推奨の流れもあります。
働き方改革の対策の一つとしてもペーパーレス化は挙げられます。また、ビジネスだけではなく、環境保全の観点からも推奨されます。
コスト削減
日報管理を紙で行う場合、用紙に対するコストがかかってしまいます。
システム化を行いペーパーレス化することで、用紙を購入する必要がなくなり、コスト削減につながります。
過去の日報の検索が容易
紙の日報と異なり、データを遡り追跡することが可能になります。
期間、ユーザー、単語での検索が可能になれば、参照したい日報をすぐに洗い出すことができます。
提出場所や時間を問わない
インターネットを介してPC、タブレットでの提出が可能媒体を問わずに日報の提出が可能になるため、いつでもどこでも日報を提出することが可能になります。
データの管理・蓄積が容易
紙と異なり、電子データで管理することで、過去の膨大な日報も一括で蓄積、管理することが可能になります。
セキュリティ性が高まる
紙の書類は、セキュリティ対策として保管場所の工夫など、物理的な対処が必要になりますが、システム化することで閲覧の制限を簡単にかけることができます。
システム化のデメリット
システム化を行うには下記のようなデメリットもございます。
- システムの開発コストがかかる
- システムの運用コストがかかる
日報管理のシステム化をご検討の方
日報管理システムについて解説いたしました。
- 日報管理システムを導入することでデータ管理の効率化が図れる上に、ペーパーレス化によってコスト削減も見込める。
日報管理システムで、普段行う日報や週報をペーパーレス化することで、業務効率やデータ活用が見込めます。
メディアファイブでは、日報管理システムの開発実績があります。
システム受託開発会社であるメディアファイブ株式会社（以下、メディアファイブ）が開発した、日報管理システム（以下、当システム）の事例を紹介いたします。 メディアファイブでの開発実績 日報管理のペーパーレス化 日報管理をペーパーレス化し、[…]
日報管理システムの開発の発注をご検討されている方は、ぜひご相談ください。
