「日頃行っている日報管理をもっと効率的に行いたい」「用紙の購入費を削減したい」等、日報管理でのお悩み事はありませんか。
日報管理をシステム化することでその悩みが解消されるかもしれません。システム化によってデータの管理や蓄積が容易になり、用紙が必要なくなるため、ペーパーレス化が図れます。
日報管理システムの導入を検討されている方に向けて、日報管理システムの一般的な機能やシステム化するメリットを踏まえ、メディアファイブでの開発実績をご紹介いたします。
日報管理システムとは
「日報」とは日ごとの業務に関しての報告書類のことです。
もしくは「日報」ではなく週ごとの報告を行う「週報」の提出を義務付けている企業もあります。
それらの報告書の提出、管理をシステム化したものが「日報管理システム（週報管理システム）」になります。
システム化のメリット
日報管理をシステム化することで生じるメリットを説明いたします。
紙からの解放
これまでの「日報」「週報」の提出、管理を紙で行っていた場合、作業をシステムに落とし込むことでペーパーレス化を実現することができます。
「ペーパーレス」とは
「ペーパーレス」とは紙での書類管理を無くし、電子化を行い、データ管理をすることです。
テレワークを導入する企業も増えた昨今ではより直接のやりとりの必要な紙での書類管理よりも、ペーパーレス化し、電子上でのやり取りを行うことで、効率的にデータ管理を行うことができます。
2005年に施行されたe-文書法や1998年に施行された電子帳簿保存法等によっての政府によるペーパーレス推奨の流れもあります。
働き方改革の対策の一つとしてもペーパーレス化は挙げられます。また、ビジネスだけではなく、環境保全の観点からも推奨されます。
コスト削減
日報管理を紙で行う場合、用紙に対するコストがかかってしまいます。
システム化を行いペーパーレス化することで、用紙を購入する必要がなくなり、コスト削減につながります。
過去の日報の検索が容易
紙の日報と異なり、データを遡り追跡することが可能になります。
期間、ユーザー、単語での検索が可能になれば、参照したい日報をすぐに洗い出すことができます。
提出場所や時間を問わない
インターネットを介してPC、タブレットでの提出が可能媒体を問わずに日報の提出が可能になるため、いつでもどこでも日報を提出することが可能になります。
データの管理・蓄積が容易
紙と異なり、電子データで管理することで、過去の膨大な日報も一括で蓄積、管理することが可能になります。
セキュリティ性が高まる
紙の書類は、セキュリティ対策として保管場所の工夫など、物理的な対処が必要になりますが、システム化することで閲覧の制限を簡単にかけることができます。
システム化のデメリット
システム化を行うには下記のようなデメリットもございます。
- システムの開発コストがかかる
- システムの運用コストがかかる
メディアファイブでの開発実績
メディアファイブでの日報管理システムの開発実績をご紹介します。
日報管理のペーパーレス化
日報管理をペーパーレス化し、今後の経営戦力に役立てるシステムの開発を行いました。
スマートに管理し、多軸で分析をしたい
営業の日々の行動管理のために始めた日報の提出。
業績の変化と共に、管理する枚数も多くなり、ベースとなる様式も進化を重ねてきました。
提出方法も様々で、FAX・メール添付であったり、新様式のフォーマットを使っていなかったりとシステム化の段階へと入りました。
まずは、すべてをPDF化しデータファイルとしてまとめたものの、担当者別、日付別などに見ることができません。
また、上長の承認後、本社へ提出もタイムラグがあり最新の情報が揃うには数営業日を必要としていました。
属人的な進捗管理を防ぎ、有益な経営戦略ツールへと進化
日々の営業行動が見える化することで、的確なアドバイスが可能になります。
営業の進捗も記入方式を選択式にすることで、確実なステータスの把握ができるようになります。
想定外のパターンも項目追加機能を設けることで多様性を実現。
また、タブレットでの操作も可能となり、上長承認も迅速化することができます。
担当別はもちろん、案件カテゴリ別、ステータス別の滞留期間なども把握することで、適切な人員配置や、今後の売上予測などもツールとしても効果を発揮しています。
紙文化の使いやすさを活かした帳票出力機能（個人別・一覧）も実装し、会議資料への転載なども容易です。
開発した機能
- 日報機能
- 月報機能
- CRM機能
※Customer Relationship Managementの略称で、顧客管理とも呼ばれます。顧客との関係性を含めた顧客情報を一元管理します。
開発費用
200～300万円
開発期間
3ヵ月
日報管理のシステム化をご検討の方
メディアファイブの日報管理システムの開発実績をご紹介させていただきました。
- 日報管理システムを導入することでデータ管理の効率化が図れる上に、ペーパーレス化によってコスト削減も見込める。
- メディアファイブでは、日報管理システムの開発によって属人的な進捗管理を防ぎ、日々の営業行動の見える化を実現した。
日報管理システムで、普段行う日報や週報をペーパーレス化することで、業務効率やデータ活用が見込めます。
メディアファイブのシステム開発はお客様から「話しやすい」「分かりやすい」「使いやすい」のご評価を頂いております。
メディアファイブが作成する見積は明朗会計です。非IT分野で事業されておりシステム開発の費用感にご不安のお持ちのお客様にも分かりやすい項目立てを心掛けておりますのでご安心ください。画面・機能や工程ごとの金額が一目で分かります。
そして、メディアファイブでは「システムは使いやすく長く付き合えることが大事」だと考えています。大変ありがたいことに開発したシステムは、ほぼ全てのお客様から納品後の追加発注を頂いており、10年以上お付き合い頂けているお客様もいらっしゃいます。
お打ち合わせはアットホームな雰囲気を心掛けておりますので、お客様のご不明点お困り事はお気軽にご相談ください。
日報管理システムの開発の発注をご検討されている方は、ぜひご相談ください。
