「社員同士のスケジュールが分かりにくい」「メールではなくもっと簡単に一括で情報共有を行いたい」等の企業内での情報共有に関してお悩みのことはありませんか。
情報共有をシステム化することでその悩みが解消されるかもしれません。情報共有の円滑化を目的としたシステムは「グループウェア」と呼ばれます。グループウェアを導入することで業務の円滑化やペーパーレス化を進めることができます。
グループウェアの導入を検討している方に向けて、グループウェアとは何か、一般的な機能や導入のメリットを踏まえて、メディアファイブの開発実績をご紹介いたします。
「グループウェア」とは
「グループウェア」とは社内の情報共有を効率的に行い、業務を円滑化する各種機能を一つのシステムにしたもののことを指します。
例えば、メールでは、情報や状況を速やかに確認したいとき、相手のレスポンスを待つ必要があります。グループウェアを活用すれば社内の進捗状況や、スケジュール、施設の予約状況等を個々人の報告を待たずに確認できるようになります。
グループウェアの機能
グループウェアには様々な機能があります。
スケジュール管理
社員のスケジュールを管理する機能です。
各個人のスケジュールだけではなく、部署ごとやチームごとに予定を確認することができるため、個人に確認せずにスケジュールの管理が可能です。
設備予約
会議室等の設備やプロジェクタ等の備品を予約することのできる機能です。
リアルタイムでの利用状況の確認が可能なため、予約に際して入れ違いが起きることがありません。
掲示板
社内全体への周知事項を掲示することができます。
また、全体だけでなく、閲覧できるメンバーを制限して公開することもできます。
ファイル・文書管理
ドキュメントを管理することができます。
資料の差し替えや共有をスムーズに行うことができます。
申請管理
各種申請をWeb上で行うことができます。そのため、申請の承諾をすぐ行うことができます。また、申請状況をその場で確認することも可能になります。
Web会議
オンライン上での会議を行う機能です。遠方の社員とも交流を行うことができます
グループウェア導入のメリット
グループウェアの導入によるメリットをご紹介いたします。
情報共有の効率化
グループウェアには、掲示板やファイル管理等の情報共有のためのツールが豊富です。
社内全体への通知だけでなく、閲覧制限をかけることで部署ごとや個人ごとでの情報の共有も可能です。
業務の円滑化
グループウェアはリアルタイムでの状況確認にも役立ちます。
申請等のワークフローの管理や設備の予約状況の確認をWeb上で行うことができるため、申請状況を確認することができたり、設備の利用予約が被ることを防ぐことができます。
また、進捗確認をグループウェアで行うことで、進捗報告の手間を減らし、正確性を高めることもできます。
確認の手間や、時間が削減され、報告の正確性が保たれるため、業務の円滑化を行うことができます。
ペーパーレス化
ファイル・文書管理機能を活用することで、資料を紙に印刷して配布する必要がなくなります。そのため、用紙コストを抑えることができ、ペーパーレス化に繋げることができます。
働き方に柔軟に対応
グループウェアはインターネットでの接続によってリモートワークでの出社でも、円滑に情報共有を行うことができます。
リモートワークでの出社状況や進捗等も確認することが可能です。
グループウェア導入のデメリット
グループウェア導入には以下のようなデメリットも生じます。
- 導入、運用にコストがかかる
- パッケージ開発の場合、機能が限られることがある
ですが、メディアファイブでは、お客様の予算を軸にした開発も可能です。
また、一から全て開発するスクラッチ開発であれば、機能の制限もございませんので、お客様に合ったシステムの開発が可能となります。
システム開発の発注を検討していく中で、「ある程度はコストを抑えたい…。」と考えられている方も多いかと思います。外注する際でも、できる限り予算は抑えたいものです。 そもそも、原価の存在しないシステムでなぜ費用が多額にかかるかというと、そ[…]
メディアファイブでの開発実績
メディアファイブでの情報共有システムの開発実績です。
膨大な事務処理をもっとスマートかつ安全に
社員のスケジュールを一括して把握ができない・情報が古いなどの問題がありました。
また、情報や周知事項をメールで伝えるとなると選別・個別配信に時間が掛かったり、膨大な量の公的申請書類の管理が一元化されておらず、探すのに時間が掛かったり、担当者の負担が増大している状況でした。
他のソフトウェア、システムとも共存できるようにしました
スケジュールの更新・管理、周知事項伝達、カテゴリー分けした申請書類の一覧（ダウンロード）などの機能を搭載したWebシステムを開発しました。
個人のアカウントも管理できるようにし、社員の増減にも問題なく対応できます。
開発した機能
- 社内通知機能
- 出退勤管理機能
- 設備予約機能
- メッセージ機能
- ファイル管理機能
開発費用
300～500万円
開発期間
6ヵ月
情報共有システムの導入をご検討の方
メディアファイブでは情報共有システムの開発実績があります。
- 情報共有システムは「グループウェア」と呼ばれる。グループウェアを導入することで情報共有の効率化、リモートワークでの働き方等に柔軟に対応できるようになる。
- メディアファイブでは、他のソフトウェア、システムとも共存できる情報共有システムを開発し、事務処理がスマートに処理できるよう改善。
メディアファイブのシステム開発はお客様から「話しやすい」「分かりやすい」「使いやすい」のご評価を頂いております。
