業務をより効率的に改善したいと考えたとき「システム化」を検討したことはありませんか？
本記事では、システム受託開発を手がけるメディアファイブ株式会社が「システム化」についてわかりやすく解説します。
システム化とは
システム化とは、企業や組織が安定して成果を出せるような、業務の流れや仕組みを作ることです。
「システム」というとITのイメージがありますが、必ずしもITツールを使うことだけがシステム化ではありません。例えば、会社の人事評価の仕組みや業務マニュアルも、組織を円滑に運営するための「システム」の一つといえます。
「システム」の意味をご存じでしょうか。 現代において、システムと無縁の企業は少ないかと思います。日々の業務において「システム」という単語を使う機会は多いですが、実体がなく目に見えづらいため、定義は人によって異なります。 このページで[…]
ただし、本記事では主にIT技術を活用したシステム化について解説します。
システム化できる業務の例
システム化できる業務の例としては、以下があります。
- 勤怠管理
- 申請管理
- 人材管理
- 生産管理
- 在庫管理
- 販売管理
システム化のメリット
システム化のメリットとして、以下があります。
- コスト削減
- 生産性の向上
- データ管理の効率化・精度の向上
コスト削減
一部の業務を自動化することで、従業員が手作業で行っていた時間や手間を大幅に削減できます。これにより、人件費の節約につながります。
生産性の向上
業務をシステム化し自動化することで、従業員は繰り返しの作業やルーチンワークから解放され、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。その結果、作業の効率化が進み企業全体の生産性アップにつながります。
また、請求書の発行や在庫管理をシステム化することで、処理のスピードが速くなり人的ミスの削減にもつながります。
データ管理の効率化・精度の向上
システム化することによって、データ管理の効率化と精度の向上にも繋がります。
データの蓄積と分析の2つの観点から次のようなメリットがあります。
データの蓄積
- 紙媒体を保管する場所や労力が不要になる。
- 過去データの蓄積や検索が容易になる。
- 情報共有がリアルタイムでできる。
データの分析
- データの分析が容易。
- 過去データとの比較が容易になる。
- 過去データを活用した分析、予測ができる。
システム化のデメリット
システム化のデメリットとして、以下があります。
- システムの管理者が必要
- 障害による機能停止
- 不正アクセスのリスク
システムの管理者が必要
ITシステムを導入すると、運用や保守が必要になります。そのため、システムを適切に管理できる専門知識を持つ担当者が求められます。
もし社内に管理者がいない場合は、外部の専門業者にアウトソーシングする方法もあります。
メディアファイブでは、システム納品後の運用・保守のサポートも可能です。
また、当社のITアウトソーシングサービス 「オフィスドクター」 と保守契約を結ぶことで、システム保守だけでなくさまざまなITに関するお困りごとを解決できます。特に、IT担当者がいない企業様におすすめのサービスです。
障害による機能停止
紙の書類とは異なり、ITシステムが障害で停止し業務が進められなくなる可能性があります。
そのため、システムが使えなくなった場合の対処法や代替手段を事前に準備しておくことが重要です。
不正アクセスのリスク
ITシステムには、不正アクセスのリスクが付きまといます。不正アクセスによる情報漏洩を防ぐためには、セキュリティ対策が必要です。
システム化の失敗を防ぐには？
システム化を進める際、外部にシステム開発を依頼するケースもあるでしょう。しかし、システム開発には多くの費用がかかるため失敗は避けたいものです。
そのためには、まず「システムを導入する目的」を明確にすることが重要です。
さらに具体的な失敗を防ぐ方法については、別の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください！
開発にはコストがかかるため、失敗はできるだけ避けたいものです。システム開発の失敗は残念なことに少なくありません。 プロジェクトがうまく運ばず、システムそのものが完成できない。 完成はしたものの納品されたシステムが当初[…]
まとめ
システム化とは、企業や組織が安定して成果を出せるような業務の流れや仕組みを作ることです。
システム化のメリットとして、以下があります。
- コスト削減
- 生産性の向上
- データ管理の効率・精度の向上
システム化のデメリットとして、以下があります。
- システムの管理者が必要
- 障害による機能停止
- 不正アクセスのリスク
システム化の失敗を防ぐためには、システム化の目的を明確にすることが重要です。
情報システムの目的については、以下のページでより詳細に解説しております。
多くの企業が情報システムを導入していますが、その目的やメリットはご存じでしょうか。 このページではシステム開発の発注をご検討されている方に向けて、情報システムの目的とシステム化するメリットに関して解説いたします。 情報システムの目的[…]
メディアファイブは、自社エンジニアによってお客様の業務改善・課題解決につながる高品質なシステムを開発します。
幅広い業種の開発実績がありますので、まずはお気軽にご相談ください！
詳しくはこちら
